Das datenbankbasierte Projektmanagementsystem PROCALC wird von pro et con seit dem Jahr 2000 für das Sächsische Textilforschungsinstitut e.V. (STFI) entwickelt. Das STFI beschäftigt mehr als 150 Mitarbeiter in Forschung, Dienstleistung sowie Zertifizierung. Im STFI werden eine Vielzahl von Forschungs- und Entwicklungsprojekten – unter anderem mit verschiedenen EU-Partnern, Forschungskooperationen und ‑verbänden – geplant und realisiert. Es erfordert ein hohes Maß an Organisation und Arbeitsaufwand, um den Personaleinsatz innerhalb der laufenden Projekte zu dokumentieren sowie die personellen Ressourcen effizient und gewinnbringend für zukünftige Projekte einzuplanen.
Anforderung: Die Ausgangsbasis für die Entwicklung von PROCALC waren manuell von den Mitarbeitern des STFI ausgefüllte Abrechnungslisten und Stundenzettel, welche in aufwendiger Verwaltungsarbeit den einzelnen Projekten zugeordnet wurden. Übersichten und statistische Auswertungen konnten so nur partiell erstellt werden und lagen meist nicht in digitaler Form vor. Durch ständig wachsende funktionale Anforderungen sowie Personal- und Forschungskapazitäten ergab sich hier ein dringender Handlungsbedarf, die Projektdokumentation schrittweise als digitalen Workflow zu implementieren.
Realisierung: Mit PROCALC wurde im ersten Schritt eine digitale Datenbasis geschaffen, die alle Stammdaten zu Mitarbeitern und Projekten zentral verwaltet. Die detaillierte Arbeitszeiterfassung jedes Mitarbeiters im Rahmen eines Projekts erfolgt nun über digitale Eingabeformulare. Schrittweise wurden weitere Funktionalitäten, unter anderem Abrechnungen für Dienstreisen oder vielfältige Auswertemechanismen, realisiert. Über Schnittstellen zu externen Abrechnungssystemen im Hause können weitere Daten, z.B. Urlaubs- und Krankheitszeiten, automatisch mit der PROCALC-Datenbasis abgeglichen werden.
Ergebnis: Heute ermöglicht es PROCALC, den gesamten Workflow von der Erfassung der Arbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter bis zur Planung der Personalressourcen im Rahmen von Projekten in digitaler Form zu verwalten.
Die Effizienz in der Zeiterfassung und Projektverwaltung konnte durch PROCALC maßgeblich erhöht werden. Gleichzeitig wurde die Fehleranfälligkeit durch die deutliche Senkung des manuellen Bearbeitungsaufwands gesenkt. Über verschiedene statistische Funktionalitäten lassen sich Auswertungen über beliebige Zeiträume vornehmen. Abrechnungen und Nachweise können für die jeweiligen Projektpartner und Förderträger zeitnah und in digitaler Form erstellt werden. Über die langjährig aufgebaute Datenbasis ist es möglich, manuelle Abrechnungen teilweise zu automatisieren.
PROCALC unterliegt einer ständigen Weiterentwicklung. Benutzeroberfläche, Berichte und Dokumente werden den sich verändernden Gegebenheiten und Richtlinien kontinuierlich angepasst. Neue Module sollen es unter anderem ermöglichen, zukünftige Projekte zu planen oder eine Machbarkeit anhand der Personalressourcen zu analysieren. Die Zusammenarbeit von pro et con mit dem STFI ist durch einen Servicevertrag langfristig gegeben.